La base para la mejora continua es la habilidad de solucionar problemas. Cuando aflora un problema, su causa debe ser identificada y se deben definir las acciones para erradicar esa causa. Cuando una compañía pone sus esfuerzos en identificar y solucionar sus problemas de esta manera, lo que está realizando es una mejora continua.
Las mejores prácticas organizacionales apuntan a seis principios básicos presentes para la definición de soluciones duraderas y efectivas de problemas. Son los siguientes:
Asignar la propiedad del problema a alguien:
El objetivo de esta asignación no es culpar o castigar al propietario, sino centralizar la iniciativa y el punto de vista global en la toma de decisiones. Se debe considerar por parte del propietario como un signo de confianza en sus habilidades resolutivas.
Usar métodos de solución estructurada de problemas:
Estos métodos consisten en hojas de ruta paso a paso para llegar a soluciones consistentes. Algunas razones para utilizar estos métodos son las siguientes:
- Evita llegar a conclusiones precipitadamente.
- Asegura el análisis de la causa raíz.
- Desmitifica el proceso de solución de problemas.
- Prescribe que herramientas analíticas deben utilizarse y cuándo hacerlo.
Lo importante es la existencia del método y su uso sistemático. Existen muchos métodos, pero GRUPO GAHERMA utiliza el método de solución estructurada en 7 pasos:
Decidir cual es el problema a solucionar.- Definir el problema usando la terminología más clara y detallada.
- Determinar la causa raíz del problema.
- Generar posibles soluciones y escoger de entre ellas la de mayor probabilidad de éxito.
- Planificar y ejecutar la solución escogida.
- Verificar la efectividad de la solución.
- Comunicar y felicitar el equipo por el éxito en la resolución.
Implicar a gente familiarizada o afectada por el problema:
La contribución activa de estas personas, que habitualmente no son mandos intermedios, sino personal operativo o auxiliar, contribuye enormemente a la definición de las causas y el seguimiento de la efectividad de las soluciones.
Uno de los trabajos más importantes del propietario del problema es la definición de la gente implicada en la búsqueda de su solución.
Aplicar técnicas de gestión de proyectos:
En los diferentes pasos (sobretodo en los pasos 4 y 5) es necesario el uso de técnicas de gestión de proyectos. Esto no es más que la asignación de responsabilidades, plazos, hitos y revisiones. Todo ello para poder llevar a cabo el correcto seguimiento posterior.
Buscar la causa del problema de manera agresiva
Es el tercer paso y condiciona todo el proceso posterior. No es sencillo ni intuitivo ya que a menudo se confunden síntomas con causas. Raramente la causa raíz es la primera que te viene a la cabeza.
Comunicar:
Es importante que todo el equipo implicado en el proceso esté al día de su fase de desarrollo y sea reconocido en caso de éxito en el mismo. La motivación del equipo es la herramienta más efectiva para llegar al éxito del proceso, ya que de ella derivan todas las demás herramientas.
Autor: German Hernández Llorente
