Una empresa que realiza una estrategia de mantenimiento reactivo en su organización, probablemente esté perdiendo de decenas a cientos de miles de euros cada año.
Dependiendo del tamaño y el tipo de operación, eso podría concretarse en forma de tiempo de inactividad, pérdida de producción, problemas de calidad y otras formas de desperdicio. La buena noticia es que comenzar un programa de mantenimiento preventivo no es complicado cuando tiene una idea clara de los pasos que debe seguir.
Desde GAHERMA pretendemos ayudar a implantar un plan de mantenimiento inicial en solo unos simples pasos.
Posteriormente, mostraremos un ejemplo de implementación de un plan de mantenimiento que nos permite a presentar la idea a Dirección General de la empresa y conseguir las autorizaciones para proceder dar el salto al mantenimiento preventivo.
Primeros pasos: un plan de mantenimiento preventivo paso a paso
Paso 1: Decidir qué equipos e instalaciones van primero en el PM
Si es la primera vez que se realiza un plan de mantenimiento preventivo, le sugerimos que comience programando el mantenimiento preventivo de sus equipos o instalaciones (en adelante les llamaremos “activos”) más críticos.
Es más fácil convencer a Dirección y ver resultados rápidos si comienza con uno o dos activos para demostrar el valor añadido. Además, esto dará al equipo de mantenimiento un respiro para adaptarse y hacer la transición a una mentalidad y flujo de trabajo de mantenimiento proactivo.
Al tratar de determinar qué activos seleccionar para su plan de mantenimiento preventivo, se deben considerar las siguientes cuestiones:
- ¿Qué máquinas son más importantes para el éxito de la producción/organización?
- ¿Se requiere mantenimiento regular para este equipo?
- ¿Los costes de reparación y reemplazo son significativos?
Se busca seleccionar máquinas que requieran mantenimiento regular y tengan mayores costes de reemplazo / reparación. Esto proporcionará a la empresa los mayores rendimientos. También se busca mantenerse alejado de los activos que están llegando al final de su vida útil, así que no conviene escoger equipos que necesitarán ser reemplazados pronto.
Paso 2: Reunir toda la información necesaria
Una vez que se hayan seleccionado las máquinas con las que trabajar, se debe elaborar un plan de mantenimiento preventivo que destaque el retorno de la inversión. Para hacer esto, se deben calcular la cantidad en euros que ahorraría anualmente para cada activo.
Una vez se han decidido los activos que se desean en su plan de mantenimiento preventivo inicial, es necesario confeccionar una lista de tareas de mantenimiento específicas que se realizarán en ellos, indicando la frecuencia de esas tareas.
Aquí hay una lista de diferentes fuentes que puede usarse para recopilar la información necesaria:
1) Consulte las recomendaciones del fabricante de equipos originales (OEM)
Los fabricantes de equipos tienen una gran cantidad de datos estadísticos de pruebas internas y pruebas de campo realizadas por los clientes. Los manuales que proporcionan a menudo contienen programas para el mantenimiento necesario, el uso de piezas de repuesto críticas e instrucciones básicas de trabajo de mantenimiento.
2) Utilizar los datos del historial de mantenimiento disponible
Incluso si no se está utilizando un GMAO (sistema de gestión de mantenimiento asistido por ordenador) en este momento, es de esperar que se debe disponer de algún tipo de registro de mantenimiento. Se debe revisar qué tipo de averías experimentó el activo que se incluyó en el plan PM en el pasado (y con qué frecuencia).
A partir de eso, puede extrapolar aproximadamente qué tipo de trabajo preventivo se puede programar (y con qué frecuencia) con el objetivo de evitar algunas de esas averías en el futuro.
3) Conversar con los técnicos de mantenimiento y operadores de máquinas
Como responsable de mantenimiento proactivo, hay algunas informaciones que solo se pueden obtener hablando con los técnicos que reparan los activos y las que están en contacto con las máquinas a diario. La mayoría de las veces, tendrán cierta información que no es posible encontrar en los registros e informes de mantenimiento.
Por ejemplo, es posible descubrir que uno de los técnicos tuvo que improvisar una solución transitoria de una avería reciente porque no tenía todas las piezas de repuesto necesarias a mano. Si bien pudo poner en marcha la máquina, algunos componentes actualmente están experimentando un desgaste adicional. Debido a eso, se deberían programar inspecciones regulares de esos componentes hasta que lleguen esas piezas de repuesto y se resuelva el problema.
Paso 3: Crear el plan de mantenimiento preventivo inicial
Si todo se realiza según lo planeado, se dispone de la lista de todas las tareas de mantenimiento preventivo necesarias y una idea general de la frecuencia con la que necesita realizar cada una de esas tareas en un activo en particular.
Es en este momento, cuando se deben introducir los datos en su herramienta de planificación de mantenimiento (con suerte una aplicación GMAO), asignar sus tareas a las personas correctas y agregar una prioridad y una fecha de vencimiento para garantizar que todo el equipo disponga de la información actualizada.
Paso 4: Seguimiento y ajuste
Una de las trampas que consume tiempo y que se debe evitar al implementar el mantenimiento preventivo es programar demasiado trabajo preventivo y prestar demasiada atención a los activos que no lo necesitan.
No obstante, este problema se resuelve fácilmente, especialmente si está utilizando una aplicación GMAO.
Estas aplicaciones permiten consultar el historial de averías e intervenciones activo por activo. Con esta información se debe poner en cuestión:
¿El activo no experimentó ni una sola avería? Tal vez todavía podría funcionar sin averías asignando menos tareas de mantenimiento preventivo asignadas.
¿El activo experimenta averías regulares a pesar de las revisiones regulares y otras tareas preventivas?
Se debe valorar si conviene programar aún más trabajo preventivo, pero siempre después de investigar cuáles fueron esas averías y qué las causó. Esta información no estará disponible hasta que se lleve a cabo la experiencia.
Por último, se debe tener en cuenta que la primera versión de la programación de plan de mantenimiento nunca será perfecta, es lo habitual.
Siempre se debe tener la predisposición a realizar ajustes del plan de mantenimiento. Debe actualizarse siempre en base a la información que se extrae de los registros de mantenimiento y de los comentarios que se reciban de técnicos y operarios.
Paso 5: Ampliar el programa de mantenimiento preventivo a todos los activos
El objetivo del plan de mantenimiento preventivo inicial era:
- Demostrar que el mantenimiento preventivo puede proporcionar un ROI (rendimiento de la inversión) significativo.
- Facilitar al departamento de mantenimiento un período de transición para acostumbrarse a los cambios en el flujo de trabajo y cambiar a una mentalidad proactiva
Si se consiguieron ambas cosas, significa que se podrá obtener luz verde de la Dirección para continuar trabajando en la estrategia de mantenimiento preventivo.
Si ese es realmente el caso, entonces es hora de repetir los pasos y expandir el programa de mantenimiento preventivo al resto de sus activos que se beneficiarán de él.
Ejemplo de un plan de mantenimiento preventivo
Para este ejemplo, imaginemos que usted es un responsable de mantenimiento en una instalación que elabora pienso para animales.
Impulsado por las averías recientes que incurrieron en enormes pérdidas para la empresa y la presión para reducir los costes de mantenimiento en un 15% adicional para el final del año fiscal, ha decidido probar el mantenimiento preventivo probándolo en un solo activo.
Paso 1 – Elegir el activo
Después de pensarlo un poco, el activo que ha decidido poner en un plan de mantenimiento preventivo se llama mezcladora, y su funcionamiento consiste en convertir la carne en una mezcla fina sin migas ni trozos.
Ese activo es perfecto porque:
- Requiere mantenimiento diario y semanal.
- Es un activo crítico cuyas averías bloquean completamente la producción.
- Remplazarla cuesta más de 300 000 €.
Paso 2 – Hacer una lista de tareas preventivas necesarias
Ahora es el momento de ver qué tipo de trabajo preventivo regular se debe hacer en este activo para garantizar que funcione en condiciones óptimas de funcionamiento y minimizar cualquier posibilidad de una avería inesperada.
Al observar las recomendaciones del OEM, escribió la siguiente lista de tareas:
TAREAS DIARIAS
Tarea #1: Limpiar y examinar las cabezas de los cuchillos
TAREAS SEMANALES
Tarea #2: Reemplazar correas x 1
Tarea # 3: Inspeccionar los anillos de retraso x 2 (es decir, 2 veces por semana)
Tarea #4: Engrasar la boquilla del lubricador de la carcasa del cortador x 2
TAREAS MENSUALES
Tarea #5: Cambiar placas perforadas x 2
Tarea #6: Examinar el caucho de sellado x1
Si bien vamos a tomar estas recomendaciones al pie de la letra, no es conveniente hacer esto. Antes de usar estos datos para crear un programa de mantenimiento preventivo, conviene consultar con los técnicos que tengan experiencia e la maquina y también conviene consultar registros e informes de mantenimiento disponibles, así como facturas y albaranes de reparaciones y con los proveedores que prestaron esas reparaciones. Es importante averiguar cuál es la condición actual del activo en cuestión y usar esa información para ajustar la programación del plan de mantenimiento en consecuencia.
Paso 3 – Creación e implementación del horario de PM
Ahora que tiene la lista de tareas de mantenimiento preventivo necesarias, es hora de asignarlas a su equipo de mantenimiento y poner en marcha su funcionamiento.
Aquí hay un ejemplo ilustrativo de cómo se vería eso si estuviera usando UN GMAO genérico:
Requisitos para una implementación exitosa de un programa de mantenimiento preventivo
Cuando se tienen todas las piezas en su lugar, crear un programa de mantenimiento preventivo es un trabajo bastante fácil y directo.
A menudo, la programación del mantenimiento y la colocación de todas las piezas en su sitio es lo que hace que este proceso sea más complicado de lo necesario.
Seguidamente detallamos cómo se puede lidiar con los más obstáculos comunes que complican el éxito de un programa de mantenimiento preventivo.
1) Apoyo de la Dirección
No tiene sentido hacer planes más grandes si primero no obtuvo luz verde de la Dirección.
Como esto es algo que a menudo puede ser más difícil que crear el plan de mantenimiento preventivo en sí, compilamos algunos consejos que podrían ayudar a obtener el visto bueno.
A) Estimar el rendimiento de la inversión (ROI)
Para bien o para mal, Dirección siempre está interesado en conocer cuáles pueden ser las ganancias que puede generar la inversión. Por lo tanto, el método más útil para conseguir el visto bueno es hablar su idioma. La forma más fácil de hacerlo es hablar sobre el ROI.
Primero, se deben seleccionar algunas máquinas para calcular los costes que se pueden ahorrar para cada activo. Como ya se comentó, se debe concentrar en las máquinas que requieren un mantenimiento regular y tienen mayores costes de reemplazo / reparación.
Para calcular este importe, debe responder las siguientes preguntas:
- ¿Con qué frecuencia cada máquina requiere atención preventiva de rutina? Esta información se puede encontrar en el manual de la máquina (que a menudo también se puede encontrar en línea visitando el sitio web del fabricante).
- ¿Cuál ha sido el importe promedio en euros de mantenimiento correctivo requerido para cada activo? Se deben revisar los datos de mantenimiento y registrar el número de veces que la(s) máquina(s) seleccionada(s) ha necesitado mantenimiento durante un tiempo determinado. Y lo más importante, se deben considerar los costes de esas correcciones. En caso de no dispoder de esos datos, se deben realizar estimaciones.
Con los números, se debe realizar un análisis de datos para ver cuánto está costando el mantenimiento correctivo y cuánto trabajo de mantenimiento preventivo tendría que hacer para reducirlo drásticamente.
No es excepcional que se puedan reducir los costes de mantenimiento correctivo hasta en un 70% con un buen plan de mantenimiento preventivo.
Aquí hay un ejemplo simplificado de tal cálculo para una carretilla elevadora.
Una cosa importante a tener en cuenta es que, si bien este cálculo tiene en cuenta menos averías, no considera los beneficios adicionales de una vida útil más larga de los activos, una mayor eficiencia operativa, una mayor seguridad en el lugar de trabajo o un inventario de piezas mejorado debido a una menor imprevisibilidad.
B) Presentar un argumento convincente a la Dirección
En la reunión con la Dirección, se debe disponer de un discurso preparado para poder conseguir el visto bueno.
- Se debe centrar en los OBJETIVOS. Cada plan adecuado debe tener metas establecidas que muestren lo que está tratando de lograr.
- Se deben exponer los problemas de su situación actual. Es necesario mostrar todos los problemas con los que se encuentra el departamento de mantenimiento, pero cabe concentrarse en lo costoso que es el mantenimiento reactivo.
- Se deben mostrar los ahorros potenciales y el ROI. Una cereza en la parte superior para sellar el trato. Utilice los cálculos de ROI de los que hablamos anteriormente para llevar el punto a casa.
Con suerte, esto será suficiente para demostrar que el mantenimiento preventivo es la mejor estrategia a largo plazo para minimizar los gastos repentinos, mantener los costes operativos estables y mejorar el resultado final.
2) Equipo de mantenimiento alineado con objetivos
Cambiar a una estrategia de mantenimiento preventivo generalmente supone introducir algunos cambios en el flujo de trabajo diario de su equipo de mantenimiento.
Conseguir que el equipo de mantenimiento participe en la implementación de programas de mantenimiento preventivo y GMAO es difícil, pero también es de suma importancia para conseguirlo. Los técnicos serán los participantes más activos, y es fundamental que se sientan motivados para completar e informar con precisión las tareas de mantenimiento regulares para que se pueda obtener el máximo valor del sistema mejorado.
Una clave para poder alinear al equipo de mantenimiento con el objetivo es explicar cómo este cambio hará su vida más fácil al reducir el número de incidencias, simplificar las tareas administrativas y hacer que su trabajo sea más seguro y menos impredecible.
Con esto en mente, lo lógico es que el equipo permita realizar una transición fluida explicando los detalles de los cambios que está realizando, incluido el marco de tiempo de implementación, las responsabilidades individuales y los cambios en el flujo de trabajo.
3) GMAO
Las aplicaciones de software para gestión de mantenimiento (comúnmente denominadas GMAO) están diseñada para simplificar, automatizar y organizar sus operaciones de mantenimiento. Una de las formas más importantes de hacerlo es asistiendo para la creación, implementación, rastreo y optimización de un plan de mantenimiento preventivo.
Cuando se requiere control de datos para poder dar un salto de calidad es necesario disponer de este tipo de herramientas.
Tener un plan de mantenimiento preventivo es un gran paso en la dirección correcta, pero no se deben desaprovechar los esfuerzos realizados. La supervisión y el control que se obtiene con un sistema GMAO garantizará las ventajas de un programa de mantenimiento preventivo cuidadosamente diseñado. Además de automatizar tareas administrativas que requieren tiempo y pueden ser origen de errores.
