La mayoría de empresas se ven en dificultades para llevar a cabo una gestión eficaz de recambios debido a la dificultad que supone asumir los costes operativos del estocaje.
No obstante, la gestión de recambios es de suma importancia ya que, en la práctica, condiciona el funcionamiento de toda una planta productiva. Es por ello que conviene determinar de manera clara qué recambios son necesarios para no perder efectividad.
¿Cómo ser eficiente en la gestión de recambios?
Existen siete aspectos clave a considerar cuando se busca mejorar el sistema de gestión de recambios:
- Estrategia operativa.
- Estandarización del proceso de órdenes de trabajo.
- Efectividad del control del inventario de recambios.
- Efectividad del control de plazos de entrega de los diferentes recambios.
- Cálculo del riesgo de avería para cada uno de los equipos.
- Estocaje de recambios para nuevos equipos.
- Adoptar medidas de seguridad en el acceso a los recambios.
Teniendo en cuenta estos puntos clave, se pueden reducir los gastos corrientes, reducir las interrupciones de la producción y se puede mejorar la eficiencia general.
Seguidamente analizamos cada uno de los aspectos en detalle.
Estrategia operativa.
La estrategia operativa consiste en si se opera con enfoque reactivo o enfoque predictivo. Para gestionar recambios de manera efectiva, se debe operar con una estrategia de enfoque predictivo.
A pesar de que nunca se puede abandonar completamente el enfoque reactivo, la clave para el éxito en la gestión del mantenimiento se basa en la habilidad para detectar futuros problemas antes de que ocurran.
Algunas consideraciones para la gestión de mantenimiento de recambios relacionadas con la estrategia operativa:
- La base de datos de mantenimiento y su análisis para mejorar la estrategia.
- La gestión de recambios debe cubrir toda la actividad operativo, incluyendo los procesos de diagnosis y solución de problemas.
- El uso de procedimientos de revisión de patrones de averías.
- El uso de procedimientos de mantenimiento preventivo (análisis de vibraciones, análisis de lubricantes, análisis termográficos, etc.)
Estandarización del proceso de órdenes de trabajo.
Cuando se dispone órdenes de trabajo estandarizadas y bien documentadas, se facilita muchísimo el control de recambios. Las órdenes de trabajo necesariamente deben incluir el detalle de los recambios necesarios en cada operación.
La estandarización de órdenes de trabajo debe llevarse a cabo sopesando su utilidad contra la complejidad que puede suponer su uso. Conviene revisar periódicamente el contenido de las órdenes de trabajo para evitar gestiones irrelevantes.
Para estandarizar las órdenes de trabajo hay que tener en cuenta:
- La dificultad de conseguir recambios sin disponer de una orden de trabajo que lo indique.
- La necesidad de identificar operarios que no sigan el flujo de trabajo establecido, ya que ellos pueden ocasionar descuadres en el inventario.
- La posibilidad de generar órdenes de trabajo prioritarias de manera anticipada y definir órdenes de compra también de manera anticipada para eliminar tiempos de espera para los recambios.
Para llevar a cabo el proceso de estandarizar de órdenes de trabajo, es de suma utilidad el disponer de un software GMAO.
Efectividad del control de inventario de recambios.
A veces, para que un inventario sea efectivo no tiene que abarcar todas las referencias existentes en la operación. Cuantas más referencias, más complejo es el sistema. Debe equilibrarse el coste de la gestión con la utilidad de la información.
Para definir qué referencias se inventarían y qué diferencias no se inventarían se debe tener en cuenta la información que genera el uso de esa referencia, no sólo el coste unitario de la referencia. Por ejemplo, el uso repetitivo de productos de sellado en cierto equipo, a pesar de que a nivel económico no es relevante, sí que nos indica que existe un problema de aislamiento o estanqueidad en ese equipo.
Cosas a tener en cuenta para ganar efectividad en el control del inventario de recambios:
- Se debe desarrollar un criterio claro que ayude a categorizar y definir recambios separando referencias según su grado de criticidad.
- Revisar periódicamente los recambios teniendo en cuenta su frecuencia de uso y la posible existencia de referencias substitutivas de mejores prestaciones.
- Revisar también las cantidades de cada una de las referencias en inventario para poder evaluar si se está generando un exceso de estocaje y poder actuar para reducir los costes del inventario.
Efectividad del control de plazos de entrega de los diferentes recambios.
Controlar los tiempos de espera puede es de suma importancia para el control del inventario. Este tiempo de espera, junto con la criticidad de las diferentes referencias, determina la cantidad de elementos que se deben almacenar en el inventario.
Temas a considerar para controlar el tiempo de espera de los recambios:
- Crear plantillas de pedido para de referencias con tiempo de espera largo para que se ejecuten en cuanto haya una reducción de estoc.
- Crear una lista de referencias de marca genérica que tengan tiempos de espera más cortos como substitutos de las referencias con plazos de entrega largos.
Cálculo del riesgo de avería para cada uno de los equipos.
Es inevitable que se produzcan averías en los equipos, por lo que calcular el riesgo de averías es muy útil para gestionar correctamente los recambios.
Por otro lado, cuando una máquina sufre una avería grave o necesita de un largo tiempo de parada técnica, siempre es posible utilizarla como fuente de recambios.
Para calcular el riesgo de avería en los equipos es importante:
- Calcular el riesgo de exposición a la avería cuantificando el coste de una hora de paro de producción.
- Trabajar con datos fiables y plazos de entrega de recambios confiables.
- Calcular el coste y las razones para realizar un paro de producción.
- Comparar el coste de compra de recambios nuevos con el coste de los recambios reacondicionados.
Inventario de recambios para nuevos equipos.
A veces, los responsables de compras interpretan que, en equipos recién comprados, “no es necesario disponer de recambios”. Desde el punto de vista de la lógica podría parecer una afirmación sensata, pero supone un planteamiento poco realista. Cualquier equipo nuevo puede fallar aunque el riesgo de fallo sea bajo y no es inusual que esto pase.
No se puede ignorar la necesidad de disponer de recambios a pesar de que el equipo sea nuevo. Antes conviene evaluar el coste de un supuesto paro accidental del equipo y compararlo con el coste de estocar recambios que puedan facilitar una respuesta rápida.
Es necesario tener a disposición de la empresa una lista de recambios críticos del equipo que el fabricante recomienda.
Adoptar medidas de seguridad en el acceso a los recambios.
Para disponer de un sistema de inventario eficiente, es necesario limitar las personas que tienen acceso al almacén de recambios. El acceso generalizado supone descuadres generalizados y destruye todo el trabajo de control.
Algunas propuestas de medidas de seguridad podrían ser:
- Zonas de almacén no accesibles para parte del personal.
- Disponer de contadores automáticos de unidades físicas de inventario.
- Instalar sistemas de circuito cerrado de televisión que monitoreen accesos al almacén.
- Sensibilizar al equipo de la necesidad de mantener un sistema de gestión de recambios eficaz haciendo hincapié en los beneficios que ello tiene para su día a día.
A pesar de todo, la gestión del inventario de recambios no acostumbra a ser el foco de atención principal en la gestión del mantenimiento. De hecho, únicamente es objeto de revisión cuando se ponen en marcha medidas de reducción de coste o cuando un recambio crítico no está disponible.
Como reflexión final, se evidencia que la gestión del inventario de recambios permite un uso de los recambios mucho más proactivo y que responde a las necesidades operativas reales. Desde GAHERMA podemos ayudar a replantear el funcionamiento de su sistema de gestión de recambios.
